Tool des Monats: OnlyOffice

multifunktionale Anwendung zur kollaborativen Dokumenten- und Projektverwaltung

  • webbasiert, teilweise offline nutzbar
  • kostenfreie Testversion, danach kostenpflichtig mit Rabatten für den Bildungsbereich
  • open source
  • https://www.onlyoffice.com/de/ -> hier erfolgt das Anlegen eines Nutzer*innenkontos, die generierte URL kann individuell benannte werden und endet mit onlyoffice.eu
  • Kollaboratives Arbeiten
  • Organisieren und Dokumentieren
  • Produktivität steigern
  • Arbeitsprozesse strukturieren
  • Wissen systematisieren

Ein zentraler Aspekt gelingender digitaler Kollaboration ist die transparente und nutzer*innenfreundliche Funktionalität der Plattform, über die kommuniziert und gemeinsam gearbeitet wird. Dateien hochladen und gemeinsam bearbeiten, Aufgaben an Teammitglieder verteilen und Zuständigkeiten klären, wichtige Termine in einem Kalender festhalten – all das sind Anforderungen, die in digitalen Kollaborationsszenarien wichtig werden können. Wer sich für OnlyOffice entscheidet, hat künftig eine Arbeitsoberfläche, die diesen Anforderungen gerecht wird und die zudem viele Kollaborations- und Organisationstools in sich vereint. In diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns auf die Komponenten des Tools, die in den Bereichen Textverarbeitung und Projektmanagement die onlinebasierte Zusammenarbeit strukturieren und effizienter gestalten. Der Beitrag schließt mit einem Blick in die Praxis und zeigt, wie OnlyOffice bereits für universitäre und schulische Zwecke genutzt wird.

Wie funktioniert OnlyOffice?

Textbearbeitung auf Open Source Grundlage​

Die Liste der Software zur webbasierten Textverarbeitung ist lang. Die vielen verfügbaren Editoren unterscheiden sich meist nicht nur optisch (z.B. die recht schlichte Arbeitsoberfläche von Etherpads vs. die gewohnte Word-Optik von GoogleDocs) sondern auch in ihrer technischen Grundlage. Im Bildungsbereich sind openSource-Editoren meist die bessere Wahl, da Bildungseinrichtungen mit freier Software unabhängig bleiben. OnlyOffice erfüllt diesen Anspruch und wartet mit einem 3-in-1-Paket für die Textbearbeitung auf.

Synchrones Arbeiten und Versionsverfolgung

Alle drei Dokumententypen ermöglichen Zusammenarbeit in Echtzeit, prozessbegleitende Kommunikation ist über die Kommentarfunktion und einen integrierten Chat möglich. Eine weitere nützliche Funktion zur Strukturierung des Schreibprozesses ist die Versionsverfolgung samt Versionenvergleich.  Der “Vorschlagen”-Modus ist einigen Anwender*innen vielleicht aus Microsoft Word oder GoogleDocs bekannt – darauf muss auch in OnlyOffice nicht verzichtet werden. 

Zugriffsoptionen und Freigabe

Ein Dokument kann entweder für einzelne Benutzer*innen oder für ganze Gruppen freigegeben werden (zum Punkt Gruppen siehe 2.). Die Nutzungsrechte enthalten hier zusätzlich zu den üblichen Optionen Lesezugriff (Schreibgeschützt), Kommentare und Voller Zugriff noch die Optionen Ausfüllen von Formularen und Review. Dokumente können auch für externe Personen per Link zur Bearbeitung freigegeben, sie erscheinen dann als anonyme Nutzer*innen.

Die Entwickler*innen betonen die gute Kompatibilität mit gängigen Dateiformaten aller Betriebssysteme. Damit wird unter anderem das Einbetten eines Dokuments auf einer anderen Website ermöglicht. 

OnlyOffice als Plattform für die Projektarbeit

Im ersten Abschnitt lag der Fokus darauf, OnlyOffice als Arbeitsplattform vorzustellen. Jetzt soll es stärker um das Tool und seine Angebote als Organisationsplattform gehen. Die folgenden Abschnitte gehen auf die Bereiche Projekte, E-Mail, Personen und Community ein, die auf der Startseite nach Login angezeigt werden. 

Der Punkt CRM (Customer Relationship Management) wird außer Acht gelassen, da dieser Bereich hauptsächlich im unternehmerischen Kontext für das Management von Kundenkontakten und Verkaufszahlen gedacht ist (Wie man den Menüpunkt auf der Startseite dauerhaft deaktivieren kann, wird unter dem Punkt “Anpassbarkeit und Einsatzmöglichkeiten” erklärt).

Die Startoberfläche, die sich nach dem ersten Klick auf den Punkt Projekte öffnet, führt mit kurzen und guten Beschreibungen der Teilfunktionen in die jeweiligen Nutzungsszenarien ein.

Einblick in die Funktionen zur Projektplanung und -verwaltung
Einzelansicht eines Projekts

Die Einzelansicht des von uns erstellten Beispielprojekts zeigt, wie viele Funktionen in OnlyOffice stecken. Einige davon werden kurz näher beschrieben:

Aufgaben

Hier werden Zuständigkeiten festgehalten, Teilaufgaben definiert und Fälligkeitsdaten gesetzt, die auch im Kalender erscheinen. Es gibt nützliche Filterfunktionen, um auch bei großen Teams mit vielen Aufgaben, die die Listenansicht sprengen, den Überblick zu behalten. Anwender*innen können z.B. filtern nach Aufgaben ohne Zuständigkeit, nach Fälligkeitsdatum oder nur nach den ihnen zugewiesenen Aufgaben.

Meilensteine

Die vorhandenen Aufgaben können Meilensteinen zugeordnet werden, um sie in eine Reihenfolge zu bringen oder Prioritäten zu markieren. Solch eine Funktion begünstigt, dass Projekte systematisch in Meilensteine und Aufgabenpakete gegliedert werden und anstatt einer endlos langen To-Do-Liste eine sinnvoll aufeinanderbezogene Struktur entsteht. Die Zuordnung ist jedoch kein Muss.

Diskussion

Hier finden Kommentare zu einzelnen Aufgaben oder allgemeine Fragen zum Projekt ihren Platz. Die Diskussionsbeiträge sind in einer Art Forum strukturiert, bei neuen Kommentaren werden alle Teammitglieder automatisch benachrichtigt. 

Insgesamt erinnern viele dieser Funktionen an das Grundprinzip des Organisationstools Trello (Tool des Monats: Trello). Eine Besonderheit von OnlyOffice im Gegensatz zu anderen bekannten Organisations- und Produktivitätstools ist das Gantt-Diagramm: Dabei handelt es sich um ein verbreitetes Instrument im Projektmanagement, welches u.a. Arbeitsprozesse visualisiert, deren Nachverfolgung ermöglicht und erreichte Meilensteine hervorhebt.

Unter dem Reiter Dokumente finden sich alle Dateien, die dem jeweiligen Projekt zugeordnet sind. Hier liegt eine große Stärke von OnlyOffice: Während Nutzer*innen anderer Organisationstools für die Aufgabenbearbeitung meist auf weitere, externe Programme zugreifen müssen, können OnlyOffice-Anwender*innen auf einer Arbeitsoberfläche bleiben und mit der 3-1-Dokumentenlösung alles auf dem Gebiet Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation abdecken.

Das eigene soziale Netzwerk mit OnlyOffice

OnlyOffice bringt in seiner vollständigen Version klassische GroupWare-Funktionalitäten mit, die nicht nur Kollaboration, sondern auch die Kommunikation und Koordination ermöglichen. Die individuelle Anpassbarkeit wird durch die Offenheit des Programms für andere Anbieter gewährleistet: In OnlyOffice können Anwender*innen ihre Termine, Aufgaben, Dateien, Linksammlungen und Kommunikationen auf einer Arbeitsoberfläche vereinen. 

Kalenderfunktion mit Import- und Exportoption, um z.B. externe Kalender zu abonnieren

Verwaltung mehrerer E-Mailkonten im integrierten Postfach

Organisation von Kontakten und Projektmitgliedern

Unter dem großen Menüpunkt Personen werden alle Gruppen inklusive deren Projekte angezeigt, die auf der Plattform bestehen. Mit den voreingestellten Zugriffsrechten kann jedes Mitglied alle Inhalte sehen, d.h. alle Meilensteine, Aufgaben, Diskussionen und Dokumente. Es kann aber auch eingestellt werden, dass eine Person nur die ihr zugewiesenen Aufgaben/Meilensteine/Projekte etc. sieht. Wenn die einzelnen Mitglieder Profile angelegt haben mit Beschreibungen und Profilbild, werden diese unter der Kategorie Personen angezeigt.

Der Menüpunkt Community eröffnet ein ganz eigenes, großes Feld mit nützlichen Tools für die onlinebasierte Zusammenarbeit und Projektorganisation. In dem Bereich können Mitglieder:

  • Ankündigungen erstellen
  • Blogs anlegen
  • in Foren diskutieren
  • Linklisten als Lesezeichen sortieren
  • Inhalte in Wikis zusammenfassen
  • Über einen Instant-Messenger chatten
  • Umfragen erstellen und ausfüllen
Menüansicht im Bereich Community

Anpassbarkeit und Einsatzmöglichkeiten

Die individuelle Anpassbarkeit des Tools beginnt schon auf der Startseite. Über Einstellungen lässt sich die Modulübersicht ändern, sodass z.B. der für die bildungsbezogene Nutzung überflüssige Punkt “CMR” deaktiviert werden kann. Es kann auch ein ganz anderer Startbildschirm eingestellt werden, falls gewünscht ist, dass Nutzer*innen nach Login direkt in einem ausgewählten Bereich wie Dokumente oder Projekte landen.

In der Testversion ist die Nutzung auf 50 Personen beschränkt, in den kostenpflichtigen Paketen kann die Anzahl um ein Vielfaches erweitert werden. Eine Desktop-Version sowie eine App ermöglichen die Offline-Nutzung ohne Zusatzkosten. Sie sind sowohl für Android als auch iOS verfügbar. Aufgrund der großen Flexibilität ist eines der beliebtesten Einsatzgebiete für OnlyOffice die Integration der kollaborativen Arbeitsoberfläche in bestehende Cloud-Lösungen wie OwnCloud oder Nextcloud. Das bedeutet, dass der Cloudspeicher nicht nur als Dokumentenablage zum Upload und Download genutzt werden kann, sondern direkt Dokumente in der Textverarbeitung im Browser erstellt und bearbeitet werden können. Dies wird an unterschiedlichen Universitäten oder in Universitätsverbunden bereits so genutzt. So beispielsweise als Campus Cloud Sciebo in Nordrhein-Westfalen (https://sciebo.de/) oder als übergreifende Infrastruktur für die Schweizer Hochschulen als SWITCHdrive (https://drive.switch.ch/).

Im schulischen Kontext bieten sich ebenfalls viele Möglichkeiten: Einerseits kann die Arbeitsoberfläche für die kollaborative Textarbeit beispielsweise mit Lernplattformen wie Moodle verbunden werden. Andererseits könnte OnlyOffice als Cloud die Lösung sein für unkompliziertes Speichern und Übertragen von Daten. Zudem eignet es sich als Arbeitsplattform für die Projektplanung oder für Schulentwicklungsprozesse. Die offene Nutzung kann gerade für die Kommunikation mit internen wie externen Personen (z.B. Eltern) spannend sein, wenn z.B. Blogs, Wikis und Umfragen den Austausch erleichtern und effizienter gestalten. 

Fazit

Multifunktionalität ist das Kernelement von OnlyOffice: Als Arbeits- und Organisationsplattform in einem verbindet es zwei große Bereiche der onlinebasierten Kollaboration. Die Cloud-Lösung vereinfacht den Datenaustausch und schafft gemeinsame Speicherorte. Die große Stärke liegt dabei in der flexiblen Integrierbarkeit in bestehende Lösungen, sodass die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen besser gelingt und mit den zugehörigen Personengruppen verknüpft werden kann. Da es alle gängigen Dateiformate abdeckt, wird das Hin- und Herwechseln zwischen unterschiedlichen Programmen umgangen.

Als Tool zum Projektmanagement veranschaulicht OnlyOffice Aufgabenverteilungen und Arbeitsprozesse, es schafft Strukturen zur Planung und Dokumentation. Damit unterstützt es vor allem den Arbeitsprozess in größeren Projekten über einen längeren Zeitraum bzw. hilft dabei, Zwischenschritte zu definieren und zu evaluieren.  

Insgesamt stellt sich bei der vollumfänglichen Version von OnlyOffice die Frage, ob mit dem “Überangebot” an Funktionen, die über das kollaborative Schreiben hinaus zur Produktivitätssteigerung genutzt werden können, nicht teilweise auch mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird. Eher kleine Schwächen liegen hingegen in der unvollständigen Übersetzung des ansonsten sehr umfangreichen Help Center mit Glossar, FAQ und vielen Detail-Erläuterungen.  Und auch wer von der anonymen Bearbeitung von Dokumenten gewohnt ist, dass ein eigener Name gewählt werden kann (z.B. bei einem Etherpad) wird davon enttäuscht sein, dass keine Pseudonyme hinterlegt werden können. Dies macht es bei einer anonymen Bearbeitung schwierig, Änderungen nachvollziehen zu können. 

Weiterführendes/Links:

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